พลิกโฉมการทำงานร่วมกันด้วย SharePoint Agents
ในยุคที่ AI เข้ามามีบทบาทในทุกแง่มุมของการทำงาน การมีผู้ช่วยอัจฉริยะที่สามารถจัดการข้อมูล ประสานงาน และให้คำตอบในทันทีเป็นสิ่งที่หลายองค์กรต้องการ และ SharePoint Agents คือคำตอบที่น่าสนใจสำหรับการสร้าง AI Agent ที่ทำงานร่วมกับข้อมูลภายในองค์กรอย่างราบรื่น
SharePoint Agents คืออะไร?
SharePoint Agents คือ AI Agent ที่สามารถเข้าไปทำงานร่วมกับข้อมูลในระบบ SharePoint ขององค์กร ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มจัดเก็บเอกสาร แชร์ไฟล์ และทำงานร่วมกันของทีมในองค์กรที่ใช้ Microsoft 365 โดยไม่จำเป็นต้องมีความรู้ด้านโปรแกรมขั้นสูง ก็สามารถสร้าง Agent ที่เข้าใจข้อมูลของคุณและตอบคำถามได้อย่างชาญฉลาด
ทำไมต้องใช้ SharePoint Agents?
1. เข้าถึงข้อมูลภายในได้ง่าย: Agent สามารถอ่านไฟล์ Word, Excel, PDF, PowerPoint ที่อยู่ใน SharePoint ได้ทันที
2. โต้ตอบกับผู้ใช้ด้วยภาษาธรรมชาติ: ใช้เทคโนโลยี AI ในการทำความเข้าใจคำถามและให้คำตอบที่ตรงประเด็น
3. สร้างได้ง่ายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด: ใช้เครื่องมือจาก Microsoft เช่น Copilot Studio ในการสร้าง Agent แบบลากวาง ไม่ซับซ้อน
4. ปลอดภัยและเป็นส่วนตัว:ข้อมูลที่ใช้งานผ่าน Agent จะอยู่ภายใต้สิทธิ์การเข้าถึงของ SharePoint
แนวทางการใช้งานในสถานการณ์ต่าง ๆ
Product finder agent
ปัญหาทางธุรกิจ
พนักงานขายใช้เวลามากเกินไปในการค้นหาข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับสินค้าในเอกสารและรูปแบบไฟล์ต่าง ๆ ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงและการตอบกลับลูกค้าล่าช้า
วิธีที่ SharePoint Agents สามารถช่วยได้
ตัวช่วยค้นหาสินค้า (Product Finder Agent) ช่วยให้พนักงานขายสามารถค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับรายละเอียดสินค้า ข้อมูลจำเพาะ และสินค้าที่ใช้แทนกันได้อย่างรวดเร็ว โดยตัวช่วยนี้จะค้นหาผ่านเอกสารนับพันรายการในหลายรูปแบบ พร้อมให้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องภายในไม่กี่วินาที ช่วยลดความจำเป็นในการค้นหาด้วยตนเองที่ใช้เวลานาน
ประโยชน์ที่ได้รับ
• ประหยัดเวลา: การเข้าถึงข้อมูลสินค้าได้ทันทีช่วยให้พนักงานขายและผู้วิเคราะห์ด้านการสนับสนุนผลิตภัณฑ์ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสารและเว็บไซต์จำนวนมากด้วยตนเอง
• ตอบกลับลูกค้าได้เร็วขึ้น: ด้วยการให้คำตอบได้ทันที ตัวช่วยนี้ช่วยให้ทีมขายสามารถตอบคำถามลูกค้าได้อย่างรวดเร็วมากขึ้น ส่งผลให้ความพึงพอใจของลูกค้าเพิ่มขึ้น และอาจช่วยเพิ่มอัตราการปิดการขายได้อีกด้วย
Zero Trust (ZTNA): แนวคิดใหม่ของการรักษาความปลอดภัยเครือข่าย
Zero Trust เป็นแนวทางด้านความปลอดภัยที่ "ไม่เชื่อใจ" อุปกรณ์หรือผู้ใช้โดยอัตโนมัติ แต่จะต้องมีการตรวจสอบทุกการเข้าถึงตามหลัก Least Privilege Access หรือให้สิทธิ์เท่าที่จำเป็นเท่านั้น หลักการสำคัญของ ZTNA ได้แก่:
• ตรวจสอบทุกคำขอ (Verify Explicitly) – ต้องมีการตรวจสอบตัวตนและอุปกรณ์ทุกครั้งก่อนเข้าถึงระบบ
• ให้สิทธิ์แบบจำกัด (Least Privilege Access) – ผู้ใช้จะสามารถเข้าถึงเฉพาะทรัพยากรที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น
• ใช้สมมติฐานว่ามีภัยคุกคามเสมอ (Assume Breach) – ระบบจะต้องมีการตรวจสอบและตรวจจับพฤติกรรมที่น่าสงสัยตลอดเวลา
Marketing legal agent
ปัญหาทางธุรกิจ
ทนายความและเจ้าหน้าที่กฎหมายในองค์กรต้องใช้เวลาจำนวนมากในการตอบคำถามเดิม ๆ ซ้ำ ๆ จากทีมการตลาดทั่วทั้งบริษัท เพื่อให้แน่ใจว่าแคมเปญเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมาย
วิธีที่ SharePoint Agents สามารถช่วยได้
ตัวช่วยด้านกฎหมายสำหรับการตลาด (Marketing Legal Agent) เป็นแหล่งข้อมูลที่พนักงานการตลาดสามารถเข้าถึงได้ง่าย เพื่อรับคำตอบที่รวดเร็วและเชื่อถือได้เกี่ยวกับข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับแคมเปญของตน
ประโยชน์ที่ได้รับ
• ลดความเสี่ยงจากการไม่ปฏิบัติตามกฎหมาย: ช่วยให้แคมเปญเป็นไปตามแนวทางทางกฎหมาย ลดโอกาสในการเกิดความผิดพลาดที่มีต้นทุนสูง
• เพิ่มประสิทธิภาพของแคมเปญ: ให้คำตอบได้อย่างรวดเร็ว ทำให้ทีมการตลาดสามารถดำเนินงานได้เร็วขึ้นโดยไม่ต้องรอการตรวจสอบจากฝ่ายกฎหมาย
• ลดภาระงานของฝ่ายกฎหมาย: รับมือกับคำถามทั่วไป ช่วยให้ทีมกฎหมายสามารถมุ่งเน้นงานที่มีมูลค่าสูงกว่าได้
• เพิ่มความเชื่อมั่นของสาธารณชนต่อแบรนด์: ส่งเสริมให้แคมเปญเป็นไปตามกฎหมาย ช่วยปกป้องชื่อเสียงของบริษัท
Virtual mentor agent
ปัญหาทางธุรกิจ
คุณคือที่ปรึกษาโครงการที่ช่วยให้พนักงานของ Contoso ค้นพบบทเรียนและข้อมูลเชิงลึกที่มีคุณค่า แต่ความรู้สำคัญจากพนักงานที่เชี่ยวชาญหรือใกล้เกษียณกลับสูญหายหรือเข้าถึงได้ยาก ส่งผลให้เกิดความไม่มีประสิทธิภาพ การตัดสินใจล่าช้า และเกิดคอขวดด้านความรู้
วิธีที่ SharePoint Agents สามารถช่วยได้
ตัวช่วยพี่เลี้ยงเสมือนจริง (Virtual Mentor Agent) ช่วยเก็บและขยายความรู้จากพนักงานที่มีประสบการณ์ ไม่ว่าจะเป็นผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทางหรือพนักงานอาวุโสที่ใกล้เกษียณ โดยทำให้ความเชี่ยวชาญนั้นเข้าถึงได้ทุกเมื่อที่ต้องการ ช่วยให้ทีมสามารถค้นหาคำตอบได้อย่างรวดเร็ว ตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูล และรักษาความรู้ขององค์กรโดยไม่ต้องพึ่งพาบุคคลใดบุคคลหนึ่งเพียงคนเดียว
ประโยชน์ที่ได้รับ
• รักษาความรู้ขององค์กร:ป้องกันการสูญเสียความเชี่ยวชาญที่สำคัญจากพนักงานที่เกษียณหรือต้องรับภาระงานมาก
• ขยายขีดความสามารถของผู้เชี่ยวชาญ:ทำให้ความรู้เฉพาะทางสามารถเข้าถึงได้ตลอด 24 ชั่วโมง ลดการพึ่งพาผู้เชี่ยวชาญเพียงคนเดียว
• เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน: ช่วยประหยัดเวลาพนักงานด้วยการให้คำตอบที่รวดเร็วและเชื่อถือได้ แทนการค้นหาเอกสารหรือรอคำแนะนำ
• เร่งกระบวนการอบรมพนักงานใหม่: ช่วยให้พนักงานใหม่เรียนรู้งานได้เร็วขึ้นด้วยการเข้าถึงองค์ความรู้เฉพาะขององค์กรได้โดยตรง
• ลดคอขวดด้านความรู้:ลดภาระของผู้เชี่ยวชาญที่ต้องตอบคำถามเดิมซ้ำ ๆ เพื่อให้สามารถมุ่งเน้นงานที่มีมูลค่าสูงกว่าได้
Project insights agent
ปัญหาทางธุรกิจ
พนักงานประสบปัญหาในการค้นหาบทเรียนที่เกี่ยวข้องจากโครงการที่ผ่านมาได้อย่างรวดเร็ว ส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดซ้ำเดิมและพลาดโอกาสในการปรับปรุงพัฒนา ด้วยความที่ข้อมูลเชิงลึกกระจัดกระจายอยู่ในหลายเอกสาร ทำให้การหาข้อมูลที่เป็นประโยชน์สำหรับโครงการปัจจุบันใช้เวลานานและส่งผลต่อความสำเร็จของโครงการ
วิธีที่ SharePoint Agents สามารถช่วยได้
ตัวช่วยวิเคราะห์ข้อมูลโครงการ (Project Insight Agent) ช่วยให้พนักงานค้นหาบทเรียนและข้อมูลเชิงลึกที่เกี่ยวข้องจากโครงการที่ผ่านมาได้อย่างรวดเร็ว โดยการค้นหาเอกสาร “บทเรียนที่ได้รับ” และไฟล์โครงการที่กระจัดกระจาย ตัวช่วยนี้ทำให้ความรู้เกี่ยวกับโครงการเข้าถึงได้ง่ายขึ้น ช่วยให้ทีมสามารถนำความรู้ร่วมขององค์กรไปใช้เพื่อปรับปรุงผลลัพธ์ของโครงการ และด้วยการจัดระเบียบและแสดงข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญ ทำให้สามารถนำบทเรียนที่จำเป็นมาใช้ในโครงการใหม่ได้อย่างสะดวก
ประโยชน์ที่ได้รับ
• ยกระดับผลลัพธ์ของโครงการ:ช่วยให้ทีมหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเดิมและประยุกต์ใช้กลยุทธ์ที่ผ่านการพิสูจน์แล้ว
• ส่งเสริมการแบ่งปันความรู้: รวมรวมข้อมูลเชิงลึกที่กระจัดกระจายไว้ในที่เดียว เพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายทั่วทั้งองค์กร
• เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน: ลดเวลาที่ต้องใช้ในการค้นหาเอกสารหลายแหล่ง ทำให้ตัดสินใจได้เร็วขึ้น
ตัวอย่างการใช้งาน
• ฝ่ายบุคคล สร้าง Agent ที่ตอบคำถามเกี่ยวกับสิทธิประโยชน์พนักงานจากไฟล์นโยบาย HR
• ฝ่ายไอที Agent ช่วยตอบคำถามเกี่ยวกับคู่มือการใช้งานซอฟต์แวร์ภายใน
• ฝ่ายขาย สร้าง Agent ที่สามารถดึงข้อมูลจากเอกสารการนำเสนอสินค้าเพื่อให้คำแนะนำกับลูกค้า
วิธีการใช้งาน SharePoint Agents ที่พบบ่อยในแต่ละทีม
ตัวเลือกการใช้งาน SharePoint Agent
SharePoint Agents ได้ถูกรวมเป็นหนึ่งในฟีเจอร์หลักของสิทธิ์การใช้งาน Microsoft 365 Copilot แล้ว พร้อมตัวเลือกแบบจ่ายตามการใช้งาน (pay-as-you-go) เร็ว ๆ นี้
ตั้งแต่วันนี้เป็นต้นไป โดยสามารถ สร้าง ใช้งาน และแชร์ Agents ได้ทันทีภายใต้สิทธิ์การใช้งาน Microsoft 365 Copilot นอกจากนี้ หากองค์กรมีการเปิดใช้ระบบคิดค่าบริการตามการใช้งานผ่าน Microsoft Copilot Studio (consumption billing) ก็จะสามารถใช้งาน SharePoint Agents ในรูปแบบ จ่ายตามการใช้งานจริง (pay-as-you-go) ได้เร็ว ๆ นี้เช่นกัน ในอนาคตอันใกล้ ผู้ดูแลระบบ (Admins) จะสามารถจัดการระบบคิดค่าบริการตามการใช้งานของ SharePoint Agents ได้โดยตรงผ่าน Microsoft 365 Admin Center
ข้อเสนอพิเศษ: ให้ทุกคนได้สัมผัสประสบการณ์ SharePoint Agents
SharePoint Agents ถือเป็นนวัตกรรม AI รูปแบบใหม่ ดังนั้นตั้งแต่วันที่ 6 มกราคม 2025 ถึง 30 มิถุนายน 2025 ทาง Microsoft มีโปรโมชั่นพิเศษสำหรับองค์กรที่มีคุณสมบัติเข้าร่วม เพื่อเปิดโอกาสให้ได้ทดลองใช้ งาน SharePoint Agents อย่างทั่วถึง โดยองค์กรที่มีใบอนุญาต Microsoft 365 Copilot อย่างน้อย 50 สิทธิ์ จะได้รับ สิทธิ์ใช้งาน 10,000 คำสั่งต่อเดือน สำหรับผู้ใช้ที่ไม่มีใบอนุญาต Copilot เพื่อให้สามารถใช้งาน สร้าง แชร์ และโต้ตอบกับ SharePoint Agents ได้
สรุป
การสร้าง AI Agent สำหรับองค์กรในวันนี้ไม่จำเป็นต้องลงทุนสูงหรือใช้เวลานาน ด้วย SharePoint Agents คุณสามารถมีผู้ช่วยอัจฉริยะที่ทำงานได้ 24 ชั่วโมง เข้าใจเอกสารภายใน และตอบคำถามได้แบบอัตโนมัติ เป็นอีกหนึ่งก้าวสำคัญในการยกระดับการทำงานขององค์กรให้ฉลาดขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
